Van vijf naar drie normenboeken: nieuwe dossiersamenstelling vanaf 18 juli

Van vijf naar drie

De hervorming maakt deel uit van het Vlaamse Actieprogramma Vergunningen, dat mikt op een efficiëntere, rechtszekere en vereenvoudigde vergunningenprocedure. Volgens de Vlaamse overheid bevatten normenboeken uitsluitend technische richtlijnen over de documenten die bij een omgevingsvergunningsaanvraag of melding moeten worden gevoegd. De vroegere veelheid aan richtlijnen en de bijbehorende administratieve last vormden een belangrijke aanleiding voor de vereenvoudiging.

Belangrijk is daarbij een kleine, maar relevante correctie op de vaak gebruikte omschrijving van de hervorming. Officieel wordt het aantal normenboeken teruggebracht van vijf naar drie, niet van zes naar drie. Wie de oude documenten afzonderlijk telt, kan op zes uitkomen doordat er naast aanvraag- en meldingsnormen ook een afzonderlijk normenboek voor een papieren aanvraag zonder architect bestond. De Vlaamse overheid rekent die papieren variant echter niet als een afzonderlijk normenboek binnen de hervorming.

De drie nieuwe categorieën zijn:

• het normenboek voor handelingen met architect;
• het normenboek voor handelingen zonder architect;
• het normenboek voor infrastructuurhandelingen.

Daarmee verdwijnt vooral de vroegere opsplitsing tussen aanvragen en meldingen met architect. Ook de dossiers zonder architect worden niet langer volgens afzonderlijke aanvraag- en meldingsnormenboeken georganiseerd.

Geen nieuwe vergunningplicht

De normenboeken wijzigen op zichzelf niet welke werken vergunningsplichtig, meldingsplichtig of vrijgesteld zijn. Evenmin bepalen ze of voor een bepaalde ingreep de medewerking van een architect verplicht is. Die vragen worden geregeld door de toepasselijke regelgeving en blijven dus losstaan van de hervorming van de normenboeken.

De normenboeken hebben een ander doel: ze bepalen welke technische en administratieve stukken bij het dossier moeten worden gevoegd en hoe die stukken in de digitale dossieropbouw van het Omgevingsloket worden verwerkt. Het gaat onder meer om plannen, foto’s, nota’s en andere technische documenten, maar ook om de inhoud en structuur van plannenbundels en de manier waarop de dossierstukken aan de formulieren en addenda worden gekoppeld. Bij elk normenboek hoort bovendien een overzichtsdiagram dat de gebruiker door de vereiste dossierstukken leidt.

De vereenvoudiging is dus in de eerste plaats een wijziging in dossiersamenstelling en digitale indiening. De materiële vergunningstoets verandert er niet door. Lokale stedenbouwkundige voorschriften, RUP’s, BPA’s, verkavelingsvoorschriften en andere toepasselijke beoordelingskaders blijven onverkort gelden. Ook sectorale verplichtingen rond onder meer toegankelijkheid, erfgoed, brandveiligheid, EPB, hemelwater en sloopopvolging verdwijnen niet door de nieuwe indeling.

18 juli is de knipdatum

De officiële informatie van Vlaanderen maakt een duidelijk onderscheid tussen nieuwe en lopende dossiers: nieuwe dossiers vallen onder de nieuwe normenboeken, terwijl lopende dossiers volgens de oude normenboeken worden behandeld. De website van de Vlaamse overheid vermeldt daarbij expliciet dat de oude normenboeken beschikbaar blijven voor dossiers van vóór 18 juli.

Voor architecten is vooral de indieningsdatum van belang. Een dossier dat vóór 18 juli werd voorbereid, maar pas vanaf 18 juli als nieuw dossier wordt ingediend, kan niet eenvoudigweg volgens de oude documentset worden voortgezet. In de praktijk betekent dit dat een dossier dat op de overgangsdatum nog niet was ingediend, best opnieuw wordt getoetst aan het actuele normenboek en het bijbehorende overzichtsdiagram.

Dat kan vooral bij omvangrijke renovatie- en verbouwingsdossiers relevant zijn. Een planbundel kan inhoudelijk al volledig zijn uitgewerkt, terwijl aanvullende informatie over bijvoorbeeld hemelwater, toegankelijkheid, erfgoed, sloop of adviesinstanties pas tijdens de laatste fase wordt toegevoegd. De ontwerpdatum of de datum van een voorbespreking met de gemeente is daarbij niet bepalend voor de keuze van het normenboek; de status van het dossier als nieuw of lopend is dat wel.

Minder plannen, meer uniformiteit

De hervorming is niet alleen een organisatorische herschikking. De Vlaamse overheid koppelt er ook een inhoudelijke vereenvoudiging aan. De leesbaarheid van de normenboeken wordt verbeterd en bij aanvragen zonder architect worden meer praktische voorbeelden voorzien. Daarnaast vermindert in bepaalde situaties het aantal plannen dat moet worden bezorgd. De overheid noemt als voorbeeld een eenvoudige regularisatie waarbij het niet langer nodig is om verschillende identieke plannen opnieuw aan te leveren.

Voor architecten betekent dit dat de nieuwe normenboeken niet louter als een nieuwe versie van de bestaande checklists mogen worden beschouwd. De concrete dossiervereisten moeten opnieuw worden bekeken. Een bestaande bureaulijst met vaste documenten, planbenamingen of uploadcategorieën kan immers nog gebaseerd zijn op de vroegere structuur.

Ook de relatie met de formulieren en addenda blijft belangrijk. De Vlaamse overheid benadrukt dat de formulieren voor aanvragen en meldingen kunnen verwijzen naar een of meerdere addenda. Op de actuele pagina worden onder meer B26 Verantwoording, B27.X Plannen en documenten, B29 Bescheiden Woonaanbod, B30 Sloopopvolgingsplan, B31 Advies Toegankelijkheid, B32 Archeologienota, B33 Informatie Onroerend Erfgoed en B34 Advies hulpverleningszone vermeld. Welke addenda effectief nodig zijn, hangt uiteraard af van het concrete dossier.

Voor architecten betekent dit dat de nieuwe normenboeken niet louter als een nieuwe versie van de bestaande checklists mogen worden beschouwd. De concrete dossiervereisten moeten opnieuw worden bekeken.

Gevolgen voor architectenbureaus

De eerste praktische stap is daarom het actualiseren van de interne indieningschecklist. Niet alleen de benaming van het normenboek moet worden aangepast; ook de vereiste documenten en de manier waarop plannen en bijlagen worden opgebouwd, moeten opnieuw worden gecontroleerd. Dat is vooral van belang voor bureaus die werken met gestandaardiseerde sjablonen, BIM-exporten, vaste planlijsten of externe tekenpartners.

Daarnaast ontstaat tijdelijk een situatie waarin oude en nieuwe dossiers naast elkaar moeten worden beheerd. Een lopend dossier blijft gekoppeld aan de oude normenboeken, terwijl een nieuw dossier volgens de nieuwe structuur moet worden samengesteld. Goed versiebeheer is daarom essentieel. Het is verstandig om per dossier de indieningsdatum en het toepasselijke normenboek vast te leggen en oude checklists niet meteen te overschrijven.

Een extra controle vlak voor de digitale indiening blijft aangewezen. De nieuwe normenboeken kunnen de dossierlast in bepaalde gevallen verminderen, maar ze maken een correcte samenstelling niet minder belangrijk. Een ontbrekend of verkeerd aangeleverd document kan nog altijd leiden tot een onvolledig dossier en daarmee tot vertraging van de procedure.

Meer vereenvoudiging op komst

De hervorming van de normenboeken is bovendien niet het eindpunt. Binnen het Actieprogramma Vergunningen kondigt de Vlaamse overheid ook een verdere update en vereenvoudiging van de aanvraagformulieren en de lange reeks addenda aan. Het samenspel tussen normenboeken, formulieren en addenda wordt volgens het Departement Omgeving verder fundamenteel bekeken met het oog op een vlottere vergunningsaanvraag.

Voor de architectenpraktijk is dat een belangrijk onderscheid. De invoering van drie normenboeken vereenvoudigt vandaag de structuur van de dossiervereisten, maar de bredere administratieve vereenvoudiging van het Omgevingsloket is nog in ontwikkeling.

Conclusie

Vanaf 18 juli 2026 werken nieuwe dossiers voor stedenbouwkundige handelingen met drie normenboeken: handelingen met architect, handelingen zonder architect en infrastructuurhandelingen. De hervorming verandert niet de vergunningplicht, de architectenplicht of de inhoudelijke ruimtelijke beoordeling, maar wel de technische en administratieve samenstelling van dossiers. Voor architectenbureaus is vooral de overgang tussen oude en nieuwe dossiers van belang. Wie een dossier na 18 juli indient, doet er goed aan niet automatisch terug te vallen op een eerder gebruikte planset, maar het actuele normenboek en het bijbehorende overzichtsdiagram als uitgangspunt te nemen. De vereenvoudiging moet de dossierlast op termijn verlagen, maar een correcte pre-indieningscontrole blijft noodzakelijk.

Bronnen: Vlaanderen.be – Omgevingsvergunning: Formulieren en addenda, Toelichtingsnota’s en Normenboeken; Vlaanderen.be – Actieprogramma vergunningen.